Trauksmes celšanas politika

AS “UPB”  IEKŠĒJĀS TRAUKSMES CELŠANAS NOTEIKUMI

1. Mērķis

Noteikumu mērķis ir:

• Nodrošināt AS “UPB” (turpmāk tekstā – Uzņēmums) normatīvo aktu prasībām atbilstošu trauksmes celšanas sistēmu;
• Noteikt kārtību, kādā Uzņēmumā tiek nodrošināta iespēja darbiniekiem, sadarbības partneriem un citām personām, kuras veic darbu Uzņēmuma labā vai kontekstā ar Uzņēmuma darbības pārvaldību, ziņot par pārkāpumiem;
• Noteikt pasākumu kopumu, kas nodrošina darbinieku, kas ziņojuši par pārkāpumiem, aizsardzību;
• Nodrošināt pienācīgu ziņojumu izvērtēšanu un atbilstošu rīcību pārkāpuma gadījumā.

2. Trauksmes cēlējs

Trauksmes cēlējs ir fiziska persona, kura sniedz informāciju par iespējamu pārkāpumu, kas var kaitēt sabiedrības interesēm, ja persona šo informāciju uzskata par patiesu un tā gūta, veicot darba pienākumus vai dibinot tiesiskās attiecības, kas saistītas ar darba pienākumu veikšanu.

Apzināti nepatiesu (melīgu) ziņu sniegšana nav trauksmes celšana un par to var saukt pie normatīvajos aktos noteiktās atbildības.

3. Trauksmes celšanas mērķis

Trauksmes celšanas mērķis ir novērst draudus sabiedrībai un informēt par kādu sabiedrības interešu apdraudējumu, proti, tādu Uzņēmuma rīcību, kuras rezultātā var tikt apdraudēta kāda sabiedrības daļa vai kādas sabiedrībai būtiskas intereses.

Ziņojums par personīgu interešu aizskārumu nav trauksmes celšana.

4. Pārkāpumi, par kuriem ceļama trauksme

Iekšējā trauksme ceļama par noziedzīgiem nodarījumiem, administratīviem pārkāpumiem vai citiem tiesību normu pārkāpumiem vai saistošu ētikas vai profesionālo normu pārkāpumiem, taču īpaši par šādiem pārkāpumiem - amatpersonu bezdarbību, nolaidību vai dienesta stāvokļa ļaunprātīgu izmantošanu, korupciju, krāpšanu, publiskas personas finanšu līdzekļu vai mantas izšķērdēšanu, izvairīšanos no nodokļu samaksas, sabiedrības veselības apdraudējumu, būvniecības drošības apdraudējumu, vides drošības apdraudējumu, darba drošības apdraudējumu, sabiedriskās kārtības apdraudējumu, cilvēktiesību pārkāpumu, pārkāpumu publisko iepirkumu jomā, konkurences tiesību pārkāpumu.

Augstāk minētais pārkāpumu uzskaitījums nav izsmeļošs.

5. Trauksmes celšanas kanāls

Trauksmes celšanas ziņojums (turpmāk tekstā – Ziņojums) iesniedzams elektroniski, nosūtot ziņojumu uz e-pasta adresi: trauksme@upb.lv.

6. Ziņojuma saturs

• Trauksmes cēlējs Ziņojumu iesniedz brīvā iesnieguma formā.
• Ziņojumā norāda:
  • ziņotāja vārdu, uzvārdu, kontaktinformāciju;
  • detalizētu informāciju saistībā ar pārkāpumu (vai iespējamo pārkāpumu), atsevišķi norādot faktus un iesaistītās personas, kā arī pievieno pierādījumus, ja tādi ir;
  • informāciju par to, kā gūtas ziņas par pārkāpumu (piemēram, veicot darba pienākumus);
  • informāciju, vai par pārkāpumu ziņots iepriekš;
  • ka tas ir trauksmes cēlēja ziņojums.

7. Atbildība

8. • Atbildīgās personas par procesu ir personāla daļas vadītāja un juridiskā departamenta vadītāja (turpmāk – “Atbildīgās personas”), bet viņu prombūtnes laikā viņas aizvieto valdes norīkots attiecīgs darbinieks no personāla daļas vai juridiskā departamenta.
   • Atbildīgās personas:
     • pieņem un reģistrē trauksmes cēlēja Ziņojumu;
     • veic sākotnējo Ziņojuma izvērtēšanu un pieņem lēmumu par Ziņojuma tālāku virzību;
     • pienācīgi glabā un iznīcina Ziņojumu un ar to saistītos dokumentus;
     • nepieciešamības gadījumā sniedz ar trauksmes celšanu saistītās konsultācijas.

8. Personas datu apstrāde, Ziņojumu pseidonimizācija, konfidencialitāte

• Uzņēmums apstrādā trauksmes cēlēja un iespējamā pārkāpēja personas datus ar mērķi veikt iespējamā pārkāpuma izmeklēšanu, nodrošināt trauksmes cēlēja pienācīgu aizsardzību un nodrošināt saziņu ar trauksmes cēlēju.
• Trauksmes cēlēja un iespējamā pārkāpēja personas dati tiek apstrādāti tikai, lai Uzņēmums izpildītu juridisko pienākumu, kas Uzņēmumam noteikts “Trauksmes celšanas likumā” attiecībā uz iekšējās trauksmes celšanas sistēmas izveidi.
• Uzņēmuma atbildīgās personas, saņemot Ziņojumu, veic nepieciešamos pasākumus trauksmes cēlēja aizsardzībai saskaņā ar Likuma 11. panta otro daļu. Ziņojumā, kurā norādīti ziņojuma iesniedzēja personas dati, visi attiecīgie personas dati tiek pseidonimizēti, aizstājot personas datus ar citu identifikatoru. Ziņojumi tiek reģistrēti atsevišķi un tiek nodrošināta to droša uzglabāšana, ievērojot Uzņēmuma Personas datu apstrādes noteikumus.
• Uzņēmums nodrošina, ka netiek izpausta trauksmes cēlēja un Ziņojumā minēto personu (iespējamā pārkāpumā iesaistītās personas) identitāte. Atbildīgajām personām ir aizliegts izpaust trešajām personām tās rīcībā esošos ar Ziņojumu saistītos personas datus bez pamatota iemesla vai trauksmes cēlēja atsevišķas piekrišanas. Minēto informāciju var sniegt tikai personai vai institūcijai, kurai tā nepieciešama trauksmes cēlēja Ziņojuma vai uz tā pamata ierosinātas pārkāpuma lietas izskatīšanai vai trauksmes cēlēja, vai viņa radinieku aizsardzībai.
• Persona, par kuru iesniegts trauksmes celšanas Ziņojums, var tikt informēta par šādu Ziņojumu, lai dotu iespēju sniegt attiecīgus paskaidrojumus. Taču šai personai nav tiesības saņemt informāciju, kas var norādīt uz trauksmes cēlēja identitāti.
• Uzņēmums nodrošina, lai netiktu izplatīta informācija, kas atklāj personas, par kuru ziņojis trauksmes cēlējs, identitāti personām, kas nav iesaistītas iespējamā pārkāpuma izmeklēšanā.

9. Ziņojumu izskatīšanas termiņš

• Par trauksmes celšanas procesu Atbildīgās personas ne vēlāk kā 7 (septiņu) dienu laikā no ziņojuma saņemšanas dienas izvērtē trauksmes cēlēja iesnieguma pirmšķietamu atbilstību “Trauksmes celšanas likuma” prasībām, pieņem lēmumu par iesnieguma atzīšanu vai neatzīšanu par trauksmes cēlēja ziņojumu un Ziņojuma tālāku virzību, un informē par to iesniedzēju.
• Ja Atbildīgās personas, izvērtējot iesniegumu, konstatē, ka tajā ir trūkumi, kas varētu būt radušies neuzmanības dēļ, tās šo Noteikumu 9.1. punktā minētajā termiņā sazinās ar iesnieguma iesniedzēju, lūdzot sniegt papildu informāciju vai precizēt iesniegumu.
• Ja Atbildīgās personas pieņem lēmumu par iesnieguma atzīšanu par trauksmes cēlēja ziņojumu, tās informē Uzņēmuma valdi par saņemto Ziņojumu un pēc trauksmes celšanas ziņojumu komisijas izveidošanas nodod Ziņojumu izskatīšanai pēc būtības attiecīgajai komisijai.

10. Trauksmes celšanas ziņojumu izskatīšanas komisija

• Ziņojumu, kas saņemts Uzņēmumā, izskata trauksmes celšanas ziņojumu izskatīšanas komisija (turpmāk – “Darba grupa”), kas izveidota ar valdes rīkojumu un kuras sastāvā ir 3 (trīs) vai vairāk locekļi.
• Darba grupa nodrošina vienlīdzīgu un taisnīgu visu iesniegto trauksmes celšanas ziņojumu izskatīšanu.
• Nolūkā sekmēt pienācīgu un vispusīgu trauksmes ziņojuma izmeklēšanu, Darba grupai ir tiesības iepazīties ar visiem dokumentiem un/vai materiāliem, kas saistīti ar vai attiecas uz Ziņojumā norādītajiem apstākļiem.
• Par trauksmes cēlēja ziņojuma izskatīšanas gaitu trauksmes cēlēju informē ne vēlāk kā 3 (trīs) mēnešu laikā no dienas, kad personas iesniegums atzīts par trauksmes cēlēja ziņojumu. Ziņojuma izskatīšanas termiņš atkarīgs no ziņojumā norādītā iespējamā pārkāpuma apstākļiem.

11. Ziņojumu izskatīšanas rezultāts

• Ja Ziņojuma izskatīšanas laikā tiek konstatēts kādas personas pārkāpums vai objektīvi tiek pierādīts iespējams pārkāpums, Darba grupa attiecīgi informē Uzņēmuma valdi.
• Uzņēmums veic attiecīgus pasākumus, lai novērstu pārkāpuma sekas vai nepieļautu pārkāpuma izdarīšanu, kā arī atkarībā no pārkāpuma (iespējamā pārkāpuma) apstākļiem, Uzņēmums, nepārkāpjot savas kompetences robežas, veic koriģējošas darbības, kā arī veic citus, tostarp kontroles uzlabošanas, pasākumus.
• Ja Ziņojuma izskatīšanas laikā rodas aizdomas par pārkāpumu, kura izskatīšana nav Darba grupas kompetencē, Uzņēmums 10 (desmit) dienu laikā Ziņojumu pārsūta tālākai izskatīšanai attiecīgajai valsts vai pašvaldības institūcijai, tiesībsargājošai iestādei vai trauksmes cēlēju kontaktpunktam, un par to rakstveidā informē iesnieguma iesniedzēju.

12. Nelabvēlīgu seku radīšanas aizliegums

Trauksmes cēlēju un viņa radiniekus aizliegts disciplināri vai citādi sodīt, atbrīvot no darba vai amata, pazemināt amatā, pārcelt citā darbā vai amatā vai citādi tieši vai netieši radīt viņiem nelabvēlīgas sekas tāpēc, ka trauksmes cēlējs ir sniedzis trauksmes cēlēja ziņojumu.

13. Personas datu apstrādes ilgums (Ziņojuma un saistīto dokumentu uzglabāšana)

• Statistiskā informācija un dati par ziņojumiem tiks saglabāti vismaz 5 (piecus) gadus pēc izmeklēšanas pabeigšanas, ja normatīvajos aktos nav noteikts citādi.
• Tāds ziņojums, kas nav atzīts par trauksmes cēlēja ziņojumu, kā arī ar to saistītā informācija, tiek nekavējoties dzēsts vai iznīcināts.
• Ziņojums, kas atzīts par trauksmes cēlēja ziņojumu, kā arī ar to saistītā informācija tiek dzēsts vai iznīcināts 3 (trīs) gadu laikā pēc izmeklēšanas pabeigšanas, ja vien netiek uzsākta disciplinārā procedūra vai tiesvedība pret ziņojumā apsūdzēto personu.

14. Noslēguma noteikumi

• Uzņēmums ar Noteikumiem iepazīstina:
  • publicējot Noteikumus Uzņēmums mājaslapā: www.upb.lv;
  • ievietojot Noteikumus Uzņēmuma iekšējā sistēmā: htpps://info.upb.lv/kvs;
  • par šiem Noteikumiem Uzņēmuma darbinieki tiek informēti, uzsākot darba tiesiskās attiecības.
• Šie Noteikumi ir spēkā tiktāl, cik tie nav pretēji Latvijas Republikā spēkā esošajiem tiesību aktiem un stājas spēkā pēc to apstiprināšanas.